Wat hebben de resultaten van de bewoners, het succes van de organisatie en de tevredenheid van de medewerkers met elkaar gemeen? Ze kunnen allemaal worden beïnvloed, zowel positief als negatief, op basis van hoe u uw werknemersplanning beheert. Met personeelstekorten, toegenomen concurrentie om talent en een groeiende vraag van werknemers naar een betere balans tussen werk en privéleven, moet u over de juiste praktijken voor personeelsbeheer beschikken als u toptalent wilt aantrekken en behouden. En dat begint met het elimineren van veel van de veelvoorkomende planningsproblemen waardoor personeel gefrustreerd raakt en uw organisatie het risico loopt op een hoger verloop en hogere arbeidskosten.
Onder of boven gepland zijn
Of je nu wordt ingehuurd om parttime, fulltime of zelfs per dag te werken, je komt in elke baan met enige verwachtingen van het aantal uren dat je zal werken. Dus als je je schema ziet en je bent gepland voor ver onder of ver boven wat je had verwacht, zal je zeker gefrustreerd raken.
Vaak is deze situatie een simpele fout die gemakkelijk kan worden aangepast. Andere keren is het te wijten aan een verkeerde afstemming tussen waarvoor je hebt ingehuurd en wat je nodig hebt.
“We gebruiken ons huidige schema om een wervingssjabloon te maken”, zei Nicole Kummala, Senior Director of Operational Support bij Touchstone Communities tijdens een recente sessie op het McKnight’s Workforce Development Forum. “Uiteindelijk kunnen we, wanneer een sollicitant bij ons binnenkomt, precies laten zien wat hun roulerend patroon zal zijn. We kunnen ze de dagen laten zien dat ze zullen werken en de uren dat ze zullen werken.”
Voor Touchstone Communities kunnen ze met een wervingssjabloon hun wervingsbehoeften lokaliseren. “We hoeven niet te raden waar we openingen hebben,” merkte Kummala op.
Maar nieuwe medewerkers zijn niet de enigen die te weinig of te veel ingepland zijn. Door regelmatig het gebruik van werknemers te controleren, kunt u werknemers lokaliseren die mogelijk niet het schema krijgen dat ze verwachten. Het kan ook degenen blootleggen die onderbenut zijn en mogelijk beschikbaar zijn om extra diensten aan te nemen, of degenen die overbenut zijn en daarom het risico lopen op een burn-out.
Gepland worden op een dag dat u vrijaf hebt aangevraagd
Stelt u zich eens voor dat u uw naam op de agenda ziet staan voor een dag waarop u vrijaf hebt aangevraagd. Het plannen van een werknemer wanneer deze om vrije tijd heeft verzocht, is niet alleen frustrerend voor die medewerker, maar kan er ook voor zorgen dat u op het laatste moment een gat in uw schema krijgt als u niets doet.
Om dit scenario te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat eventuele verlofaanvragen onmiddellijk in het schema worden weergegeven. Door vrije tijd voor werknemers aan het schema toe te voegen, kunt u voorkomen dat u hen per ongeluk een dienst toewijst en krijgt u voldoende tijd om een vervanger te vinden.
Beperkte toegang om open diensten te bekijken en aan te vragen
Als je erover nadenkt om een extra dienst op te nemen, wil je niet wachten tot je volgende dienst om te zien wat er nog beschikbaar is in de agenda of een telefoontag spelen met je planner om de gewenste dienst te vinden.
Samenwerking is van cruciaal belang als het gaat om het verminderen van hiaten in de planning en het vermijden van overtollige arbeidskosten als gevolg van overuren of last-minute ploegentoeslagen. Het kan ook een grote bijdrage leveren aan het vergroten van de algehele tevredenheid en betrokkenheid van het personeel. Daarom moet u ervoor zorgen dat werknemers altijd en overal gemakkelijk toegang hebben tot openstaande diensten en deze kunnen aanvragen.
Met de mobiele app van OnShift kunnen medewerkers eenvoudig zien welke diensten beschikbaar zijn en met één tik een aanvraag indienen. “Onze teamleden kunnen direct vanaf hun smartphone zien wanneer ze aan het werk zijn”, zegt Kummala. “En als ik geen overuren ga maken, of ik nu PRN, parttime of fulltime ben, kan ik automatisch worden goedgekeurd voor de dienst, wat fantastisch is. We hoeven niet eens de computer aan te raken om die diensten goed te keuren.” In het afgelopen jaar keurden Touchstone Gemeenschappen automatisch meer dan 6400 ploegendiensten goed, waardoor hun planners naar schatting 535 uur bespaarden.
Favoritisme als het gaat om het invullen van call-offs
Houdt uw afroepproces in dat u handmatig een lijst moet opvragen of de vloer moet doorzoeken om een vervanger te vinden? Dit proces is niet alleen frustrerend voor u, maar ook voor uw medewerkers. Het kan ook de indruk van vriendjespolitiek achterlaten wanneer planners een korte lijst beginnen samen te stellen van medewerkers die doorgaans bereid zijn een last-minute dienst in te vullen.
Om dit dilemma op te lossen en diensten effectiever en efficiënter in te vullen, implementeert u een afroepproces waarmee u een zo breed mogelijk netwerk kunt inzetten als het gaat om het informeren van personeel over een last-minute dienstbehoefte. Het geïntegreerde berichtensysteem in de personeelsplanningssoftware van OnShift maakt het eenvoudig om met slechts een paar klikken afroepen te loggen en werknemers op de hoogte te stellen van een openstaande dienst. Alle in aanmerking komende en beschikbare medewerkers kunnen direct worden gewaarschuwd via sms of pushmelding via de OnShift mobiele app van een aanstaande opening. Reacties worden direct naar de planner gestuurd voor goedkeuring.
Het communicatiesysteem in OnShift maakt het ook gemakkelijk om algemene updates en aankondigingen naar het personeel te sturen, of het nu gaat om uw hele organisatie, een enkele afdeling of een selecte groep medewerkers. Deze mogelijkheid om werknemers snel te bereiken is niet alleen effectief bij het invullen van ploegen, maar zorgt er ook voor dat het personeel op de hoogte wordt gehouden, zelfs als ze niet in de buurt zijn.
Schema’s die consistentie en input van medewerkers missen
De balans tussen werk en privéleven is een topprioriteit voor de hedendaagse beroepsbevolking, vooral nu burn-out toeneemt als gevolg van de pandemie. Uw werknemers helpen deze balans tussen werk en privé te bereiken, begint door rechtstreeks met uw teamleden samen te werken om de best passende schema’s en patronen te creëren die passen bij de behoeften van uw organisatie, uw bewoners en uw werknemers.
We ontdekten dat personeelspatronen een voordeel zijn voor iedereen die erbij betrokken is”, zegt Kummala. Niet alleen kunnen teamleden anticiperen op hun schema en beter plannen voor het leven buiten het werk, maar bewoners kunnen ook anticiperen op hun zorgteam. “Consistente opdrachten versterken de relatie tussen bewoners en teamleden. Die relaties zijn zo cruciaal als het gaat om retentie”, vervolgt Kummala. “Het verbetert de tevredenheid van teamleden, bewoners en familie. Het heeft het verloop van ons teamlid verminderd en uiteindelijk heeft het onze klinische resultaten verbeterd omdat onze teamleden de bewoners kennen.”
Kummala merkt op dat ze bij Touchstone Communities werken aan het implementeren van specifieke personeelspatronen die het personeel 12-uursdiensten bieden met behulp van een wagenwielrotatie. “Diensten van twaalf uur maximaliseren onze teamleden het beste zonder burn-out te veroorzaken”, zei Kummala. Deze specifieke rotatie biedt medewerkers de mogelijkheid om 7 dagen in een betaalde periode te werken in plaats van 10 dagen met het meer gebruikelijke 4-2 personeelspatroon voor 8-urige diensten. Werknemers krijgen ook om de andere vrijdag tot en met zondag vrij.
“We hebben onze prikkels voor het ophalen van ploegen aanzienlijk verminderd door regelmatig geplande diensten te verhogen. Het is echt een win-winsituatie geweest”, merkt Kummala op.
Om meer te horen over de innovatieve strategieën voor personeelsbezetting en werknemersbetrokkenheid, zet Touchstone Gemeenschappen in om hun werknemers te ondersteunen, communicatie te vergemakkelijken, consistent personeel te promoten en arbeidskosten te beheersen, bekijk Een cultuur van verbondenheid creëren om het behoud van werknemers in de ouderenzorg te stimuleren nu op aanvraag.
